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[工作案例] 谈谈酒店筹备期的财务处理(2家5星酒店筹备经验与...

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发表于 2011-9-22 21:08:00 |只看该作者 |倒序浏览
现在筹备的酒店越来越多,从参与2家5星酒店筹备来总结了几点筹备期财务处理,与大家探讨。
大致的事项我总结了一下有以下几点:
筹备期的财务工作重点 1
1、人员招聘培训 1
2、开业预算 2
3、财务工作流程 2
4、会计核算 3
会计核算基本前提的要求 3
1、会计主体 3
2、持续经营 4
3、会计分期 4
4、货币计量 4
选择合适的会计制度及计量方法 4
岗位安排 4
分为哪几个班组? 4
各岗位SOP 5
工作流程 5
流程图 5
电子版单据(范例) 5
系统初始化 5
软件初始化 5
前台系统 5
后台系统 5
仓库系统 6
会计科目设置 6
敲定会计科目 6
添加二级明细 6
规范科目核算 6
在建工程的处理 6
开办费的处理 6
开办费的分类 7
新会计准则上的规定 7
新准则主要账务处理 7
开办费的税务处理 8
实务操作中的开办费处理 9
有关凭证账本 9
筹备期账务处理原则 9
凭证摘要怎么写 9
电算化了,还需要几个账本? 9

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发表于 2011-9-22 21:09:00 |只看该作者
  
总纲
筹备期的定义:巴拉巴拉,尽情去百度、Google上搜索吧,懒得拷贝了。比如小时候搭积木,从凌乱的木头块,到最终搭建成宫殿或者大桥,这期间把各式各样的木块,按照自己的想法来搭建,相互支撑起一件作品,整个搭建的过程,就是筹备期。嗯,老哥小时候没玩过这先进玩意儿,老羡慕了,现在的小正太们要么是航母、机枪、变形金刚、芭比娃娃,根本没得玩这几乎被滚滚时代给淘汰的破玩意儿了,但用积木来做筹备期定义的比喻,还算形象(不形象?我嘞乐个去!我写的我做主!)。
筹建期是指企业被批准筹建之日起至开始生产、经营(包括试生产、试营业)之日的期间。
筹备期的财务工作重点
“擒贼先擒王”,我们的精力是有限的。特别是筹备期的残酷现状,做过酒店筹备的学长学妹肯定记忆深刻,慌乱的建筑工地,有序或无序的培训、开荒、除草,沙发、厨杂运到酒店一哄而上滴抢,紧张的人员配置,有一句流传已久表现酒店开荒人员的真实体验的话叫做:拿女人当男人使,拿男人当驴使唤。曾在一家酒店筹备期碰到一学妹,QQ签名是:为什么拿女人都当牲口使?!可见一斑。
酒店筹备期的财务部大致分以下几点工作:前期各项酒店物资采购的询比价,与家具瓷器布草等供应商签订合同,保证按开业倒计时的安排按时到货,保质保量;与使用部门一起为酒店各项货物办理验收登记手续;为供应商付款、支付各项市场考察费用、培训费、交通费、差旅费、员工餐费等前期投入各项费用;保管仓库梳理收发货流程;监督以上各项筹备花费,整理所有单据并做会计凭证、记账、出报表;实时更新您合同台账、资产台账等;IT网络布线及前台后台系统的测试;财务部人员招聘、企业文化及上岗培训。
以上列举的是比较突出的,囊括了财务部的5大分组:采购、IT、收银、会计、成本或仓库。当然,有的酒店单独成立采购部,与财务部并列;或者把IT合并到工程部,隶属由工程部,具体的部门设置,我会在之后专门开一个章节来和大家分享。总体来说,都是按财务的两大职能“核算、监督”来调配资源的,翻译成口语化的就是实际操作与账务处理两大块。
1、人员招聘培训
人是基础,人员的招聘是个基础,必须滴,没有人,啥都没有。所以NO.1就是人员招聘。
首先,必须有一个财务总监,有的酒店不设置总监职位,直接设置财务经理,这个无所谓,通俗点就是财务的一把手。
第二,出纳。甚至比会计和其他的人都有必要提前到岗。
第三,采购、库管、会计。
第四,IT、收银。
如果条件允许,这几个部分的负责人一起到岗是最好的,否则就按这个从一到四的顺序,每项里按先后顺序。提一句,来自老哥的经验,筹备期酒店不注重仓库这块,让仓库人员最后到岗的话,开业之后的麻烦事儿会让人有欲哭无泪的冲动,那么,听老哥一句“I Told You”。
第二项培训,单独提出来是因为酒店业从来都不重视这一项。酒店业的离职率高处不胜寒,这个也是众多因素之一。当然,即便我单独写出来,酒店也会照旧不会顾及,酒店有酒店的是思维,固执的思维,导致人员流动的不知自己身在何处,我们总是从一家酒店跳到另外一家,从另外一家又调到另另外一家,周转往复。Anyway,回到主题,培训分2个内容:
第一,企业文化。很重要!比排在第二项的业务培训重要无数倍,如果他认同企业文化,在业务上可以学习,如果根本无法融入企业,就算他是钱学森,你也留不住。
第二,业务培训。不可否认,现代人急功近利,除了看看肥皂剧聊聊花边新闻,很少有人会专门的学习,所以,很看到很多开业一两年后的酒店里乱七八糟,看一个酒店的筹备是否做的合格,不是看它当期营业(虽然这也是一项重要的考核指标),而是看它成立两年后,不同部门之间、同一部门内部相互配合是否默契,“默契”二字太笼统,说直白一点就是:如果开业2年之后财务部还是天天加班加点(月末结账除外),累死累活,那就是不默契。因为,如果筹备做的成功,相互之间会有相应的模式固化下来,比如单据的传递,什么日子什么时间由谁传给谁,再有谁来做成怎么样的表格按规定时间上交汇总……以此类推的固化模式而已。
这个所谓的固化模式,就是所谓的“工作流程”,而工作流程稍后会详细解释。现在说说支持这个固化模式的专业知识。举个例子,笔者曾工作过的一家酒店,到岗是在酒店开业2年后,笔者随手翻了一本之前到凭证,发现整本凭证中只有2张发票为真发票!!之后经过全面整理发现,不到两年的时间里酒店接收的有问题发票达2000万!!二千万是个什么概念?!
这两千多万的发票中,有的是根本就是假,发票,有的是开票人与实际购买发票人不符,想想看,怎样的业务素质才能达到这种骇人听闻的效果。这一问题暴露出公司内控制度不完善,集团内部审计制度不健全,当然最重要的是暴露出会计人员的业务水平低。
如果要做筹备期财务部业务培训,建议有以下几点:
(1)       财务部组织机构及岗位职责(了解上下级结构,各岗位工作内容和相互工作关系);
(2)       财务人员职业道德(看起来有点假大空,重要的是要告诉这些胆子大业务不熟的年轻人在财务这个敏感的岗位上保护好自己,不该做的千万不能做,那是高压线!);
(3)       工作流程、工作标准及质检标准,与其他部门各岗位的沟通协作流程;
(4)       工作业务技巧(公文管理、印章管理、发票查询真伪、人民币真伪辨别、点钞培训、办公软件操作、网络安全培训、酒店前台系统、仓库系统、后台系统培训);
具体的技巧在网络浩瀚的海洋里垂钓吧,呵呵。
TA共获得:小费
  • jasonmu 2018-9-28 16:42小费+0 2010年假**确实很猖獗。有同感。
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[LV.2]偶尔看看I

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发表于 2011-9-23 13:03:00 |只看该作者
酒店人希望看到楼主更多的资料。
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发表于 2011-9-25 21:05:00 |只看该作者
后文呢?感觉能学到很多东西的说
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发表于 2011-9-26 22:44:00 |只看该作者
谢谢版主抬爱,做过两家开业酒店,已经在开业一两年的酒店做过之后发现,我们后来所做的大部分精力都放在调整账务或者修正之前不规范甚至是错误的流程或方法上了,所以,想要把我所想到的提纲都拿出来和大伙讨论,整一个流畅的开业财务工作流程方法,为两年后接手的下一任清空障碍。所以,只是自说自话的话,未免太孤独,你说呢?
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发表于 2011-9-26 23:35:00 |只看该作者
  
2、开业预算
酒店的筹备种类千差万别,近来最火的要属房地产一窝蜂投资酒店,从各种品牌酒店挖几个人,招募几个本土酒店的熟手或刚毕业的新手,加上自己的一把手二把手,条件好的会请几个老外装门面,这样多元化达成的结果有三,一是聚众家之所长,二是集众家之所短,而大抵是介于2者之间,搞好了就是特色,搞不好就是不伦不类了。而对于房地产而言,做酒店的首要目的是为房产做配套,其次是融资贷款做抵押,最后才是如果运气好就进入这个领域,如果运气差,做三五年就卖掉。
对于房地产业未来走向下阶段性定论不是我长项,言归正传,房地产建酒店会有专门的项目组,对于项目组的预算房地产公司会做的很细,无论是从在建工程就开始在酒店账面反映,还是竣工后再结转至酒店账面,只要保持一条原则——预算账面化。
对于购买酒店重装修或者直接接手,前期有无在建工程,后期肯定都会有筹备物资的预算,也就是说按时间顺序分为工程预算和开业预算,无论是哪条预算,只要保证“预算账面化”即可。
所谓“预算账面化”是将账面的会计科目按照预算项目来设置,达到账面与预算相互对应,能够随时从账面取数来实现随时得到预算执行数据,开业后查找期间各项费用起始数据的唯一性。
具体操作(暂略)
3、财务工作流程
SOP(暂略)
4、会计核算
这个是重点要探讨的。
会计核算基本前提的要求
没看错,和学校的课本一样(其实根本就取自教学课本),会计核算的4个前提假设,不会变成6个或8个,从1890年到2012年,依然分为4个方面:会计主体假设、持续经营假设、会计分期假设、货币计量假设。
老树也会发新芽,旧罐子还是会灌满新醋,结合财政部2006年《财会[2006]3号》38项会计准则来说一下这个4个方面(温馨提示:懂的站右边忍受着看完,不懂的站左边跳过,似懂非懂的站中间裸奔)。
1、会计主体
新的会计准则,之前叫会计制度,Long long ago,老哥我做面霸的时候碰到一位老人家,灰白的头发飘飘欲仙,眼神横扫一回,抿抿嘴问我:新会计制度你知道吗?我说有,那老人家立马来了精神,掐掐指头,叱责:错!旧的叫会计制度,新的叫会计准则!我脑海立马是周先生邻居孔乙己用长指甲蘸水,教授“茴”字的4种写法。当然,毫无例外,我被Pass掉了。但此后这场印象深刻的面试,使我记得了,38项会计准则他老母不叫这名字!哦,话扯远了。
新准则适用于在我国境内设立的企业及公司,也就是All of us。这一条来自新准则第一章总则第二条。
对于筹建期间的酒店来说,财务参与的时候,也就是开始有货币账目和报销发票业务的时候,营业执照肯定没有办下来,所以,虽然会计主体,就是我们所说的酒店,但是具体的名称还未确定,直接导致合作方开具发票中酒店的全称有很大不确定性。怎么应对呢?实操中有两种方法可以选择:
(1)采用总公司的全称
因在酒店正式成立,即营业执照办理当日之前,为了酒店开业而签订的各种购货合同都是加盖总公司的合同章,首付款和货到时的第二次款项,用的是总公司的银行支票汇票,各项报销费用,比如差旅费、培训费、邮寄费、办公费等各项费用,用的是总公司的现金,所有的一切,都是总公司给的,在这点上无可厚非。
(2)采用假定名称
另外一种是筹备期用的是“好汉两个半大酒店筹建处合同专用章”,或者是事先注册一个“生活大爆炸酒店管理有限公司”,来和供应商交易的,也就是说,准备要在营业执照上申请的名字就是“好汉两个半大酒店有限公司”或“生活大爆炸国际酒店有限公司”,这样的话,名字可以直接用。
总的来说,就是合同章是哪个,对方就给你开哪个的发票抬头,不会错。正式申请下来之后,再变更。当然,如果之前发票是“银河系国际大酒店”,而正式注册之后却是“天秤座休闲商务会所”,就太二了,肯定不行。
2、持续经营
这个假设就不用多说了,来自会计准则第一章总则第六条。
3、会计分期
这是来自会计准则第一章总则第七条。统一的年度区间是公历每年1月1日到12月31日,而酒店行业因为月末有繁琐的盘点,一般都是截止到每月25日,地产企业的酒店分公司为配合地产的月末报表时间,有的酒店会把时间放到每月20日,也就是1月1日至20日为一个营业期间,1月21日至2月20日为第二个营业期间,以此类推。还有的地产酒店会要求月末是25日,季末是30或31日,无论怎么个变化,每年年初第一天肯定是1月1日开始收入成本费用的核算,年末最后一天是12月31日。
4、货币计量
这是来自会计准则第一章总则第八条,货币是人民币,不用说了。酒店肯定有外币收入,但都是以当日汇率牌价来折算成人民币的,而且会第二天出纳查点营业款后,将其到银行兑换成人民币,用人民币作帐。兑换人民币,只能在中国银行,外汇POS机也是。
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发表于 2011-9-27 12:05:00 |只看该作者
受益匪浅啊 帮助很多 写的很仔细!
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发表于 2011-10-3 15:23:00 |只看该作者
好贴啊,楼主真心所言,希望看到楼主更多的经历感言
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发表于 2011-10-12 16:26:00 |只看该作者
老师,您好心多教点点......
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发表于 2011-10-14 17:04:00 |只看该作者
筹备期间,把工作流程、SOP、P&amp制定好,为以后的工作省下不知道多少麻烦
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